TrackTeamSpesenmanagement
Die Verwaltung von Aussendienst-Spesen erfordert keine Stapel von Papierbelegen oder Monatsend-Tabellen mehr. Mit TrackTeam kann Ihr Aussendienstteam Belege fotografieren und Ausgaben fuer Kraftstoff, Mahlzeiten, Material und Reisekosten direkt erfassen, sobald sie anfallen. Jede Ausgabe wird mit Datum, GPS-Standort, Kategorie und Betrag versehen. Manager pruefen und genehmigen Ausgaben ueber das Admin-Dashboard und schaffen so einen lueckenlosen Pruefpfad von der Aussenstelle bis zur Buchhaltung. Es ist eine der wenigen Aussendienst-Tracking-Apps, die ein integriertes Spesenmanagement neben GPS-Tracking bietet.
Warum Teams das Spesenmanagement lieben
Sofortige Belegerfassung
Fotografieren Sie jeden Beleg direkt in der App. Keine verlorenen Papierbelege, verspaeteten Einreichungen oder manuellen Dateneingaben am Monatsende mehr.
GPS-markierte Ausgaben
Jede Ausgabe wird automatisch mit dem GPS-Standort der Erfassung versehen. Ueberpruefen Sie, ob Kraftstoffkaeufe, Mahlzeiten und Materialkosten an legitimen Geschaeftsstandorten angefallen sind.
Optimierter Genehmigungsprozess
Manager erhalten Speseneinreichungen in Echtzeit und koennen sie mit einem Tippen genehmigen oder ablehnen. Fuegen Sie Anmerkungen hinzu, fordern Sie Klaerungen an oder markieren Sie verdaechtige Eintraege direkt im Dashboard.
Kategoriebasierte Erfassung
Ordnen Sie Ausgaben nach Typ: Kraftstoff, Essen, Reise, Material und mehr. Erhalten Sie klare Aufschluesselungen, wohin Ihr Aussendienst-Budget fliesst, und identifizieren Sie Einsparpotenziale.
Vollstaendiger Pruefpfad
Fuehren Sie digitale Aufzeichnungen jeder Ausgabe mit Belegbildern, Zeitstempeln, Standorten und Genehmigungshistorie. Vereinfachen Sie Steuervorbereitung, Compliance-Pruefungen und Finanzberichterstattung.
So funktioniert das Spesenmanagement
Ausgabe erfassen
Der Aussendienstmitarbeiter oeffnet TrackTeam, gibt den Betrag ein, waehlt eine Kategorie und fotografiert den Beleg. Die App fuegt automatisch Datum und GPS-Standort hinzu.
Zur Genehmigung einreichen
Mit einem Tippen wird die Ausgabe an den zustaendigen Manager gesendet. Der Mitarbeiter kann Anmerkungen hinzufuegen, um ungewoehnliche oder hohe Ausgaben zu erklaeren.
Manager prueft und genehmigt
Der Manager sieht die Ausgabe mit Belegfoto, Betrag, Kategorie, Standort und Anmerkungen. Er genehmigt, lehnt ab oder fordert weitere Informationen direkt im Dashboard an.
Export fuer die Buchhaltung
Genehmigte Ausgaben werden zu Berichten zusammengestellt, die in Buchhaltungssoftware oder Lohnabrechnungssysteme exportiert werden koennen. Verfolgen Sie Ausgaben nach Mitarbeiter, Team, Kategorie oder Zeitraum.
Bereit, Ihre Aussendiensteinsaetze zu optimieren?
Schliessen Sie sich ueber 10.000 Unternehmen in mehr als 50 Laendern an, die ihre Aussendienstteams mit TrackTeam verwalten