TrackTeamAußendienst-Spesenerfassung mit GPS
TrackTeam kombiniert GPS-Standortverfolgung mit Außendienst-Spesenmanagement in einer App. Ihr Team erfasst Ausgaben mit GPS-getaggten Belegen direkt aus dem Außendienst, während Manager diese über das Admin-Dashboard prüfen und genehmigen. Eliminieren Sie manuelle Spesenabrechnungen und reduzieren Sie Betrug mit standortverifizierten Speseneinträgen.
Das Problem
Getrennte Spesenabrechnung
Außendienstteams nutzen eine App für die Standortverfolgung und ein komplett separates System für Spesenabrechnungen. Dies führt zu doppelter Dateneingabe, verlorenen Belegen und Verzögerungen bei der Erstattung. Manager haben Schwierigkeiten, Ausgaben tatsächlichen Außendienstbesuchen und Routen zuzuordnen.
Spesenbetrug und nicht überprüfbare Ansprüche
Ohne Standortkontext ist es unmöglich zu überprüfen, ob ein Tankbeleg während eines tatsächlichen Außendienstbesuchs oder einer privaten Erledigung erstellt wurde. Papierbasierte und manuelle Spesensysteme sind anfällig für aufgeblähte Ansprüche, Doppeleinreichungen und gefälschte Belege.
Verzögerte Genehmigungen und Erstattungen
Wenn Spesenabrechnungen wöchentlich oder monatlich als Papierformulare eingereicht werden, zieht sich der Genehmigungszyklus über Wochen. Außendienstmitarbeiter warten zu lange auf Erstattungen, was zu Frustration und finanzieller Belastung führt. Finanzteams versinken in Monatsend-Papierkram.
So löst TrackTeam dieses Problem
GPS-getaggte Speseneinträge
Jede in TrackTeam erfasste Ausgabe wird automatisch mit den GPS-Koordinaten des Erfassungsorts getaggt. Manager können sehen, dass ein Tankbeleg an einer Tankstelle entlang der zugewiesenen Route eingereicht wurde, was jedem Anspruch eine zusätzliche Verifizierungsebene verleiht.
Foto-Belegupload aus dem Außendienst
Außendienstmitarbeiter fotografieren ihren Beleg und laden ihn direkt in der TrackTeam-App hoch. Ausgaben für Kraftstoff, Verpflegung, Reisen und Materialien werden kategorisiert und digital gespeichert — keine verlorenen Papierbelege oder Monatsend-Hektik mehr.
Echtzeit-Prüfung und -Genehmigung durch den Administrator
Manager prüfen eingereichte Spesen über das TrackTeam-Admin-Dashboard, sobald sie eingehen. Jeder Eintrag zeigt Betrag, Kategorie, Belegbild, Zeitstempel und GPS-Standort. Genehmigen oder markieren Sie Ausgaben in Echtzeit, statt auf Monatsberichte zu warten.
Spesenanalysen und Export
TrackTeam bietet tägliche, wöchentliche und monatliche Spesenübersichten nach Teammitglied, Kategorie und Projekt. Exportieren Sie Spesendaten für die Lohnabrechnungsintegration und Buchhaltungsabstimmung und reduzieren Sie so die manuelle Dateneingabe in Ihrem Finanzworkflow.
Vereinfachen Sie Ihr Außendienst-Spesenmanagement
Verfolgen Sie Spesen und Standorte in einer App. Starten Sie kostenlos mit TrackTeam.
