TrackTeamOnkostenbeheer
Het beheren van velduitgaven vereist geen stapels papieren bonnetjes of maandeindespreadsheets meer. Met TrackTeam kan uw buitendienstteam bonnetjes fotograferen en uitgaven voor brandstof, maaltijden, materialen en reizen registreren op het moment dat ze plaatsvinden. Elke uitgave wordt getagd met datum, GPS-locatie, categorie en bedrag. Managers beoordelen en keuren uitgaven goed via het beheerderspaneel, waardoor een duidelijk auditspoor ontstaat van veld tot financien. Het is een van de weinige buitendiensttracking-apps die ingebouwd onkostenbeheer biedt naast GPS-tracking.
Waarom teams van onkostenbeheer houden
Directe bonregistratie
Maak direct een foto van elk bonnetje in de app. Geen verloren papieren bonnetjes, vertraagde indieningen of handmatige gegevensinvoer aan het einde van de maand meer.
GPS-getagde uitgaven
Elke uitgave wordt automatisch getagd met de GPS-locatie waar deze werd geregistreerd. Verifieer dat brandstofaankopen, maaltijden en materiaalkosten zijn gemaakt op legitieme bedrijfslocaties.
Gestroomlijnde goedkeuringsworkflow
Managers ontvangen onkostenindieningen in realtime en kunnen deze met een enkele tik goedkeuren of afwijzen. Voeg notities toe, vraag om verduidelijking of markeer verdachte vermeldingen rechtstreeks vanuit het dashboard.
Categoriegebaseerde tracking
Organiseer uitgaven op type: brandstof, voeding, reizen, materialen en meer. Krijg duidelijke overzichten van waar uw buitendienstbudget naartoe gaat en identificeer besparingsmogelijkheden.
Volledig auditspoor
Onderhoud een digitale administratie van elke uitgave met bonafbeeldingen, tijdstempels, locaties en goedkeuringsgeschiedenis. Vereenvoudig belastingvoorbereiding, nalevingsaudits en financiele rapportage.
Hoe onkostenbeheer werkt
Registreer de uitgave
De buitendienstmedewerker opent TrackTeam, voert het bedrag in, selecteert een categorie en maakt een foto van het bonnetje. De app voegt automatisch de datum en GPS-locatie toe.
Dien in ter goedkeuring
Met een tik wordt de uitgave ingediend bij de aangewezen manager. De medewerker kan notities toevoegen om ongebruikelijke of hoogwaardige uitgaven toe te lichten.
Manager beoordeelt en keurt goed
De manager ziet de uitgave met de bonfoto, het bedrag, de categorie, de locatie en eventuele notities. Ze keuren goed, wijzen af of vragen om meer informatie rechtstreeks vanuit het dashboard.
Exporteer voor de boekhouding
Goedgekeurde uitgaven worden samengesteld in rapporten die kunnen worden geexporteerd naar boekhoudsoftware of salarissystemen. Volg uitgaven per medewerker, team, categorie of tijdsperiode.
Klaar om uw buitendienstactiviteiten te versterken?
Sluit u aan bij meer dan 10.000 bedrijven in meer dan 50 landen die hun buitendienstteams beheren met TrackTeam